כמה כיבוד להזמין לאירוע חברה — מדריך חישוב

זו השאלה הראשונה שכל מי שמארגן אירוע שואל, והתשובה הכנה היא "תלוי". אבל "תלוי" זה לא מספיק כשצריך לאשר הזמנה, אז הנה השיטה עצמה — איך מגיעים למספר, ולא רק מה המספר.

קודם כול: הכיבוד מחליף ארוחה או מלווה אותה?

זו ההחלטה שקובעת הכול, ורוב הטעויות בהזמנת כיבוד מתחילות בכך שלא עצרו לשאול אותה.

כיבוד שמלווה יושב לצד משהו אחר — ישיבה שיש בה גם קפה ומאפים, ערב שמסתיים בארוחה, יריד שבו יש דוכנים נוספים. התפקיד שלו הוא להיות נוכח, לא להשביע.

כיבוד שמחליף ארוחה הוא מה שהאנשים יאכלו במקום צהריים או ערב. אם יום הכיף מתחיל ב-10:00 ומסתיים ב-15:00, אף אחד לא הולך לאכול צהריים בדרך הביתה. הכיבוד שלכם הוא הצהריים.

המספרים המקובלים בעולם הקייטרינג

ענף הקייטרינג עובד לפי כללי אצבע די אחידים, והם שווים הכרה גם אם אתם מזמינים משהו אחר לגמרי. המספרים האלה מתייחסים לביסים בגודל קנפה — משהו קטן שנכנס לפה בנגיסה או שתיים:

• קבלת פנים קצרה לפני ארוחה — 3 עד 4 ביסים לאדם

• אירוע אחר הצהריים של 2–3 שעות — 5 עד 6 לאדם

• כשהכיבוד הוא הארוחה — 8 עד 12 מנות מלוחות לאדם

• כשהכיבוד הוא האוכל המרכזי לאורך זמן — 10 עד 12 לאדם לכל שעה

• כשמוגשת ארוחה מלאה בנפרד — 2 עד 4 לאדם, כפתיח בלבד

שימו לב לפער העצום בין 3 ל-12. הוא לא נובע ממספר האנשים — הוא נובע רק מהשאלה מהתחלה.

למה באוניגירי המספר נראה אחר לגמרי

אוניגירי הוא לא קנפה. זו מנה שלמה קטנה: אורז יפני מלא, מילוי, ואצת נורי. ביפן אוניגירי אחד או שניים הם ארוחת צהריים לגיטימית לחלוטין — זו בדיוק הסיבה שהוא נמכר בקומביני במיליארדי יחידות בשנה.

לכן כלל האצבע שלנו הוא 2–3 אוניגירי לאדם, והוא מכסה בערך את מה ש-8 עד 12 קנפה היו מכסים:

• בכיבוד קל — 2 לאדם

• באירוע שמחליף ארוחה — 3 לאדם

זה לא מספר שהמצאנו במשרד. הוא מבוסס על מה שקורה בפועל באירועים שאנחנו עושים.

טבלת חישוב מהירה

• סוג האירוע: קבלת פנים / ישיבת הנהלה עם עוד כיבוד · כמה שעות: עד שעה · לאדם: 1–2 · ל-50 איש: 50–100

• סוג האירוע: האפי האוור, השקה, ערב גיבוש עם עוד אוכל · כמה שעות: 2–3 · לאדם: 2 · ל-50 איש: 100

• סוג האירוע: יום כיף, יום מרוכז, כיבוד שמחליף צהריים · כמה שעות: 3+ · לאדם: 3 · ל-50 איש: 150

המינימום שלנו הוא 100 יחידות לאירוע — כלומר בערך 35–50 איש כארוחה, או עד 100 איש ככיבוד מלווה.

יריד וכנס: אל תספרו מוזמנים, ספרו מבקרים

זו הטעות הכי יקרה שאנחנו רואים, והיא הולכת לשני הכיוונים.

באירוע חברה יש רשימת מוזמנים, וכולם יאכלו. ביריד אין רשימה, ולא כל מי שעובר ליד הדוכן ייקח משהו. אם תזמינו לפי מספר המבקרים הצפוי ליריד כולו, תישארו עם ארגזים. אם תזמינו לפי כמה אנשים אתם מכירים, תיגמרו בשעה הראשונה.

השיטה הנכונה היא בשלושה שלבים:

1. כמה מבקרים צפויים ליריד — המספר הזה בדרך כלל קיים אצל המפיקים.

2. איזה חלק מהם באמת יגיע לדוכן שלכם — תלוי במיקום, בכמה דוכנים מתחרים יש, ואם אתם מחלקים או מוכרים.

3. מכפילים.

דוגמה: יריד עם 3,000 מבקרים צפויים, דוכן במיקום סביר, חלוקה ולא מכירה — הערכה סבירה היא שבין 10% ל-20% ייעצרו, כלומר 300 עד 600 יחידות. אם המטרה היא לחלק לאורך כל היום ולא להיגמר ב-11:00, מתכננים לפי הקצה התחתון ומשאירים מרווח.

אנחנו עוזרים לעשות את החישוב הזה — פשוט ספרו לנו על היריד.

שלוש טעויות נפוצות

להזמין לפי מספר המוזמנים, לא לפי מספר המגיעים. באירועי חברה שיעור ההגעה כמעט אף פעם לא 100%. אם אישרו 80 ואתם יודעים שבפועל מגיעים 65, הזמינו לפי 70.

לשכוח את הצוות. מפיקים, טכנאים, מאבטחים, צלמים — הם שם כל היום והם אוכלים. תוסיפו אותם לספירה.

לתכנן לפי "בערך". ההפרש בין 2 ל-3 לאדם הוא 50% מההזמנה. שווה לעצור חמש דקות ולהחליט אם זה כיבוד או ארוחה.

מה עוד כדאי לדעת לפני שמזמינים

עדכנו אותנו לפחות יומיים מראש. אנחנו מגלגלים ידנית ביום האירוע עצמו, ואנחנו צריכים לשריין את היום ולהיערך עם חומרי הגלם. לאירועים גדולים או בעונות עמוסות — כמה שיותר מוקדם.

מגיעים בכל הארץ, ואפשר גם איסוף עצמי בתיאום מראש מצור יצחק.

המוצר מיועד לצריכה בתוך 36 שעות מרגע קבלתו, בשמירה בקירור רציפה.

כשרות ואלרגנים: הכול כשר בהשגחת הרבנות אור יהודה וללא גלוטן. 7 מהמילויים מכילים דגים, ומילוי מיסו ושקדים מכיל שקדים. ייתכן שהמוצרים מכילים גם סויה ושומשום — אנחנו לא מייצרים בסביבה נטולת אלרגנים, אז אם יש באירוע רגישות משמעותית דברו איתנו לפני.

רוצים שנחשב איתכם? ספרו לנו על האירוע בעמוד האירועים והחברות או התקשרו 052-5958465, ונחזור אליכם עם הצעת מחיר.